Registreren en afhandelen van meldingen

De meeste ondernemingen hebben één of meerdere mogelijkheden ingericht voor het melden van vermoedelijke fraude, non-compliance en/of niet-integer handelen. De klokkenluidershotline en/of -email zijn de meest bekende meldmechanismen. Met de implementatie van deze meldmechanismen ontstaat een (nieuwe) uitdaging. Deze uitdaging betreft de inrichting van processen en procedures voor het consistent afhandelen van meldingen, het genereren van adequate (management)informatie hierover en het transparant en adequaat verslag daarover doen aan zowel in- als externe belanghebbenden (Audit Committee, Raad van Commissarissen, Raad van Bestuur, Toezichthouders, accountant, et cetera).

COMRAFI BV heeft een toolkit ontwikkeld voor het inrichten van een robuust intern afhandelingsproces met bijbehorende procedures. Deze toolkit stelt Compliance Officers, Risk Managers, Security Officers, Audit afdelingen en soortgelijke functionarissen in staat alle type meldingen/aantijgingen adequaat en consistent af te handelen.

Omwille van hanteerbaarheid is de toolkit in twee secties verdeeld. Elke sectie is vervolgens in duidelijke stappen voorzien van templates en tools uitgewerkt:

(1) Opstellen van onderzoeksprotocollen teneinde een organisatiebrede standaard aanpak voor het afhandelen van meldingen te bewerkstelligen

(2) Uitvoeren van het onderzoek naar aanleiding van een melding waarbij de complete trail van registratie van de melding, onderzoek, sanctioneren en leren, aan de orde komt.

Schematisch ziet de opbouw van de toolkit er als volgt uit:

Sectie 1: Opstellen van onderzoeksprotocollen

Sectie 2: Uitvoeren van het onderzoek

COMRAFI BV heeft deze toolkit inmiddels met succes bij meerdere internationaal oprenede organisaties uitgerold. Graag verstrekken wij nadere toelichting over onze toolkit. Hiertoe kunt u contact opnemen met drs. Margaret W. Plaum RA CFE op telefoonnummer 06-51840785 of via e-mail mplaum@comrafi.nl

Comrafi BV

Registreren en afhandelen van meldingen